Jak zarządzać relacjami z dostawcami
- Strona główna
- Blog AgendaPro
- Jak zarządzać relacjami z ...
Dostawcy są niezbędnym ogniwem gwarantującym produkty i usługi, które oferujesz w swojej firmie. Komunikacja między obiema stronami, istnienie poprzedniej umowy, realizacja dostawy i płatności to elementy, które należy wziąć pod uwagę przy formalizowaniu i kontynuowaniu udanej transakcji.
Przedsiębiorstwo powinno nawiązywać dobre relacje nie tylko ze swoimi klientami, ale także z dostawcami, czyli firmami odpowiedzialnymi za dostarczanie konkretnych dóbr do funkcjonowania Twojego lokalu, czy to w postaci materiałów, czy systemów, począwszy od tych, które gwarantują podstawowe usługi jak prąd, internet czy woda, po te bardziej szczegółowe, jak oprogramowanie do zarządzania.
Przy wyborze dostawcy
Na rynku znajdziesz wiele firm, które dostosowują się do rodzaju usług, których szukasz. Ważne jest, aby wiedzieć, który z nich jest najlepszy dla Twojego biznesu. Przed sformalizowaniem jakiejkolwiek transakcji warto umówić się na spotkanie z osobą odpowiedzialną za tę firmę. Podczas tego pierwszego spotkania skorzystaj z okazji, aby zwiedzić obiekty, poznać procesy, dowiedzieć się, jacy są ich dostawcy, jak daleko lub jak blisko są od Twojej firmy, ilu mają pracowników. Zsumowanie wszystkich tych szczegółów da Ci lepszy obraz tego, czego szukasz i co oferują.
Kiedy już ocenisz kilka opcji, zbadaj tę, która dała ci najlepsze wrażenie i oczywiście weź pod uwagę referencje, które przeczytałeś w sieci lub otrzymałeś od innych firm, które korzystają z ich usług.
Rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy
- Przedewszystkim podpisanie umowy prawnej między zainteresowanymi stronami to kolejna ważna zmienna. Określa on warunki sprzedaży firmy oraz Twoje warunki odbioru i płatności za produkty lub usługi. Chodzi o to, aby uniknąć nieporozumień w procesie lub nagłych zmian wcześniej uzgodnionych warunków. W przypadku, gdy nastąpią jakieś większe modyfikacje, aktualizacja umowy jest właściwym rozwiązaniem.
- Zdrugiej strony ,okresowa ocena wyników dostawców jest kluczowa, ponieważ dzięki niej będziesz wiedział, czy odnowić relację, czy też nie. Nawet jeśli jest to relacja korzystna dla obu stron, utrzymywanie swojej agendy na bieżąco z innymi dostawcami i zawsze słuchanie ofert da Ci szerszy zakres możliwości.
Tak więc w przypadku, gdy zaufany dostawca z jakiegoś powodu zawiedzie, masz kontakt do innej firmy, z którą możesz rozwiązać ewentualność. Zdywersyfikuj swoje procesy, aby nie być uzależnionym od jednego dostawcy i nie mieć do czynienia z krytyczną sytuacją w firmie.
Uporządkuj i uaktualnij swoje zapasy
Wiedząc z wyprzedzeniem, co zamierzasz zamówić u dostawców, przyspieszysz uzupełnianie zapasów i skonsolidujesz relacje z tymi firmami. Terminy dostawców są tak samo ważne jak Twoje terminy.
Zawsze staraj się być na bieżąco i ustalaj termin, w którym będziesz mógł przebrnąć przez swoje zamówienie. Dostawcy będą wiedzieć, że powinni być w stanie wysłać do Ciebie w tym terminie, ponieważ są do tego przyzwyczajeni. Jeśli nie mogą wykonać określonego tygodnia, powinni poinformować Cię o tym z wyprzedzeniem, abyś mógł zająć się innymi dostawcami. Kluczem jest zawsze wcześniejsza organizacja.
Dzięki dostosowanemu oprogramowaniu możesz na przykład uzyskać dostęp do swoich zapasów z dowolnego urządzenia i sprawdzać w czasie rzeczywistym, co masz, czego brakuje, co wkrótce się skończy i aktualizować je, gdy otrzymasz zamówienia od dostawców. Tego typu narzędzia są bardzo przydatne w zarządzaniu firmą, jak również są bardzo łatwe w obsłudze.
Co więcej, dzięki tym narzędziom dowiadujesz się, które produkty są najczęściej używane, a dzięki tym informacjom możesz wynegocjować lepszą cenę z dostawcami.
Stała komunikacja i terminowość z dostawcami
Problemów, od najmniejszych do największych, można uniknąć, gdy między stronami nawiązana zostanie skuteczna komunikacja. Wymiana maili między dostawcami a Twoją firmą jest niezbędna do nawiązania relacji. Jeśli napiszą do Ciebie, znajdź odpowiedni moment na odpowiedź, nie pozwalając, by minęło zbyt wiele czasu lub by rozmowa się urwała. Podobnie poproś o numer telefonu do osób odpowiedzialnych, na wypadek, gdyby nastąpił nagły wypadek lub nie odpowiedziały one na czas na Twoją prośbę. Zawsze znajdzie się rozwiązanie na ewentualność.
Natomiast punktualność jest niezbędna, zarówno podczas składania zamówienia, jak i w momencie wysyłki i płatności. Sprawdź bardzo dobrze produkty, które do nas docierają, czy jest to odpowiednia ilość i czy są w dobrym stanie. Jeśli musisz złożyć skargę, zrób to na piśmie, aby umieścić ją w protokole, zachować pełen szacunku ton i zaproponować rozwiązania, które są korzystne dla obu stron. Proces informacji zwrotnej będzie się rozwijał i poprawiał relacje.
Powiązane artykuły:
- Jak stworzyć protokół obsługi klienta, który sprawi, że klienci zakochają się w tobie i będą wracać?
- Przykłady skarg i zażaleń klientów
- Stwórz pytania do badania satysfakcji, które faktycznie pomogą Ci podjąć decyzje.
- Dlaczego nie powinieneś prowadzić inwentaryzacji w Excelu?
- Porady dotyczące zarządzania kontami firmowymi
- 5 najlepszych praktyk dla lepszego zarządzania klientami
